PRIVACYVERKLARING

1. Algemeen

AVVV Voetbal, onderdeel van de Antwerpse Vereniging voor Vriendenclubs vzw (hierna "AVVV"), hecht veel belang aan de bescherming van persoonsgegevens en respecteert de privacy van al haar leden, bestuursleden, scheidsrechters, vrijwilligers, aangesloten clubs en andere betrokkenen.

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywetgeving.

AVVV verwerkt persoonsgegevens op een transparante, veilige en rechtmatige manier. Daarbij zorgen wij ervoor dat:

• persoonsgegevens enkel worden verwerkt voor welbepaalde en gerechtvaardigde doeleinden;
• enkel gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor deze doeleinden;
• persoonsgegevens correct en actueel blijven;
• passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen worden genomen;
• persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk;
• betrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen.

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

AVVV verwerkt persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

Lidmaatschap en competitiebeheer

• registratie van spelers, bestuursleden, scheidsrechters en vrijwilligers;
• organisatie van wedstrijden, tornooien en sportactiviteiten;
• beheer van wedstrijdbladen, schorsingen, klassementen en competities;
• communicatie met clubs en leden.

Verzekeringen

• aansluiting bij de sportverzekering;
• behandeling van sportongevallen en verzekeringsdossiers.

Wettelijke verplichtingen

• voldoen aan verplichtingen opgelegd door overheden, Sport Vlaanderen, verzekeraars en andere bevoegde instanties.

Communicatie

• versturen van nieuwsbrieven;
• versturen van officiële berichten;
• informeren over wedstrijden, evenementen en activiteiten.

Publiciteit en promotie

• verslaggeving van wedstrijden en evenementen;
• publicatie van foto's, videobeelden, uitslagen en klassementen op website, sociale media en andere communicatiekanalen van AVVV.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de functie en betrokkenheid kunnen wij volgende gegevens verwerken:

Identificatiegegevens

• naam en voornaam;
• adres;
• telefoonnummer;
• e-mailadres;
• geboortedatum;
• Geboorteplaats.
• Profielfoto

Lidmaatschapsgegevens

• clubaansluiting;
• lidnummer;
• functies binnen de club;
• wedstrijd- en competitiegegevens;
• schorsingen en disciplinaire beslissingen.

Verzekeringsgegevens

• verzekeringsstatus;
• ongevalsdossiers;
• gegevens noodzakelijk voor de behandeling van verzekeringsclaims.

Financiële gegevens

• rekeningnummers van aangesloten clubs;
• facturatiegegevens.

Rijksregisternummer

Het rijksregisternummer wordt uitsluitend verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor identificatie, verzekeringstechnische verplichtingen of wettelijke verplichtingen.

Foto- en beeldmateriaal

Tijdens wedstrijden, evenementen en activiteiten kunnen foto's en videobeelden worden gemaakt.

Deze beelden kunnen worden gebruikt voor:

• verslaggeving;
• publicatie van uitslagen;
• promotie van de federatie;
• website, sociale media en nieuwsbrieven.

Wie gegronde bezwaren heeft tegen publicatie van beeldmateriaal kan daarvoor contact opnemen via contact@vriendenclubsantwerpen.be 

4. Rechtsgrond van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van één of meer van volgende rechtsgronden:

• uitvoering van de aansluiting of lidmaatschap;
• wettelijke verplichtingen;
• gerechtvaardigd belang van AVVV;
• toestemming van de betrokkene waar vereist.

5. Wie heeft toegang tot de gegevens?

Persoonsgegevens kunnen verwerkt worden door:

Interne medewerkers

• bestuursleden;
• competitieverantwoordelijken;
• medewerkers en vrijwilligers;
• clubverantwoordelijken voor hun eigen leden.

Externe partners

Voor de uitvoering van onze werking kunnen persoonsgegevens worden verwerkt door:

• Microsoft 365;
• softwareleveranciers van leden- en competitiebeheer;
• verzekeringsmaatschappijen;
• Sport Vlaanderen;
• steden en gemeenten;
• boekhoud- en administratieve dienstverleners.

Met deze partijen worden de nodige contractuele afspraken gemaakt om persoonsgegevens adequaat te beschermen.

6. Doorgifte van persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden enkel gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor:

• de organisatie van wedstrijden en competities;
• verzekeringsdoeleinden;
• wettelijke verplichtingen;
• subsidiërings- en rapporteringsverplichtingen.

Persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.

7. Gegevens van minderjarigen

Voor minderjarige leden worden persoonsgegevens verwerkt in het kader van hun sportieve deelname.

8. Bewaartermijn

AVVV bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld.

Als algemene richtlijn gelden volgende bewaartermijnen:

?

Gegevenstype	Bewaartermijn
Ledenadministratie	Tot 10 jaar na einde lidmaatschap
Wedstrijd- en competitiegegevens	Historisch archief
Verzekeringsdossiers	Volgens wettelijke verplichtingen
Boekhoudkundige gegevens	10 jaar
Tucht- en disciplinaire dossiers	Maximaal 10 jaar

Langere bewaartermijnen kunnen worden toegepast wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.

9. Beveiliging

AVVV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang of openbaarmaking.

Voorbeelden hiervan zijn:

• gebruikersaccounts met wachtwoordbeveiliging;
• toegangsbeheer;
• back-ups;
• beveiligde cloudomgevingen;
• sensibilisering van medewerkers en vrijwilligers.

10. Rechten van betrokkenen

Iedere betrokkene heeft het recht om:

• inzage te krijgen in zijn persoonsgegevens;
• persoonsgegevens te laten corrigeren;
• persoonsgegevens te laten verwijderen indien wettelijk mogelijk;
• de verwerking te beperken;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• gegevensoverdraagbaarheid te vragen;
• eerder gegeven toestemming in te trekken.

Verzoeken kunnen gericht worden aan:

contact@vriendenclubsantwerpen.be

AVVV kan vragen om de identiteit van de aanvrager te verifiëren.

Het uitoefenen van bepaalde rechten, zoals het recht van bezwaar of het recht op verwijdering, kan beperkt zijn wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van het lidmaatschap, deelname aan competities, verzekeringsdekking of het voldoen aan wettelijke verplichtingen. In dergelijke gevallen kan AVVV beslissen dat verdere deelname of het lidmaatschap niet langer mogelijk is.

11. Klachten

Bij vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens vragen wij eerst contact op te nemen met AVVV.

Daarnaast heeft iedere betrokkene het recht een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

12. Wijzigingen

AVVV kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer wetgeving, regelgeving of de werking van de federatie dit vereist.

De meest recente versie wordt steeds gepubliceerd op de website van AVVV.