1. ALGEMEEN
Koninklijke Algemene Vereniging Van Vriendenclubs & Federatie Dans en Sport vzw (kortweg KAVVV&FEDES vzw) hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens en jouw privacy.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KAVVV&FEDES vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (beter bekend als GDPR).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
Als KAVVV&FEDES vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
KAVVV&FEDES vzw
Boomgaardstraat 22/16; 2600 Berchem info@kavvv.be
03 239 99 05
2. WAAROM VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS?
Jouw persoonsgegevens worden door KAVVV&FEDES vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
• Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van KAVVV&FEDES vzw
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
• Public Relations: het bekendmaken van activiteiten allerhande
3. WELKE GEGEVENS WORDEN DOOR ONS VERWERKT?
De volgende persoonsgegevens kunnen wij van jou vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de realisatie van de doeleinden van punt 2.
• Algemene identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e- mailadres, datum lidmaatschap, verzekeringscategorie
• Rijksregisternummer
• Bankrekeningnummer clubs
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationali- teit, klassementen/uitslagen
• Medische gegevens: medisch attest, sportongevallen
Foto’s en films gemaakt tijdens evenementen of activiteiten, zijn bedoeld voor verslaggeving en als illustratie om evenementen aan te kondigen of kunnen gebruikt worden voor andere promotionele doeleinden.
4. WIE VERWERKT DE GEGEVENS?
Interne verwerking gebeurt door:
• Personeel van KAVVV&FEDES vzw
• Raad van Bestuur KAVVV&FEDES vzw
• Competitieverantwoordelijken
• Clubverantwoordelijken Externe verwerking gebeurt door:
• PC Partner – Compufact
• Winbooks on Web
• Microsoft
• Sport Vlaanderen
• Ethias
• Steden en gemeenten
5. VERSTREKKING AAN DERDEN
De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Je hebt het recht om deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
6. MINDERJARIGEN
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
7. BEWAARTERMIJN
KAVVV&FEDES vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. KAVVV&FEDES vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 50 jaar na het laatste gebruik van deze gegevens.
8. GEGEVENSBEVEILIGING
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
• Alle personen die namens KAVVV&FEDES vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
9. RECHT TER INZAGE
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermelde adres kun je ons hiervoor contacteren.
Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Je hebt het recht op onmiddellijke verwijdering van foto’s of filmmateriaal, genomen van jou, tijdens een evenement of andere activiteit. Hiertoe volstaat het een mail te sturen naar info@kavvv.be.
10. KLACHTEN
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35; 1000 Brussel.
11. WIJZIGING VAN DEZE PRIVACYVERKLARING
KAVVV&FEDES vzw kan deze privacyverklaring steeds wijzigen. Van elke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website en in onze nieuwsbrief. De laatste wijziging dateert van 25/05/2018.